Jako ślusarz, serwisant AGD, specjalista od pieców gazowych, elektryk czy hydraulik wykonujesz usługi w domach klientów. Oprócz umiejętności technicznych, musisz pamiętać także o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Przygotowaliśmy praktyczny przewodnik, który w prosty sposób wyjaśnia, jak zgodnie z prawem przetwarzać dane klientów podczas codziennej pracy.

Dlaczego RODO dotyczy fachowców?

RODO dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy przetwarzają dane osobowe klientów. Jako fachowiec z pewnością:

  • Wchodzisz do domów klientów (np. jako ślusarz przy awaryjnym otwieraniu drzwi).
  • Masz dostęp do prywatnych przestrzeni (jako serwisant AGD czy hydraulik).
  • Zbierasz dane kontaktowe do wystawienia faktury lub potwierdzenia wykonania usługi.
  • Przechowujesz historię zleceń i dane kontaktowe klientów.

To oznacza, że przetwarzasz dane osobowe i podlegasz przepisom RODO. Nie musisz jednak panikować – przestrzeganie tych zasad jest prostsze, niż może się wydawać.

Być może nie zdajesz sobie sprawy, ile danych osobowych przewija się przez Twoją działalność. Oto przykłady:

Rodzaj danych Przykłady Gdzie mogą się znajdować
Podstawowe dane kontaktowe Imię, nazwisko, adres, telefon, e-mail Notatnik, telefon, kalendarz, faktury
Dane do rozliczeń NIP, nazwa firmy, adres do faktury Faktury, program księgowy
Dane pośrednie Zdjęcia wnętrz, notatki o usterkach Telefon, dokumentacja napraw
Informacje o zwyczajach Sposób korzystania z urządzeń, data nieobecności Notatki serwisowe, terminarz

5 praktycznych zasad RODO dla fachowców

1. Zbieraj tylko niezbędne dane

✅ Dobre praktyki:

  • Zbieraj tylko dane potrzebne do wykonania usługi i wystawienia dokumentów księgowych.
  • Informuj klienta, po co zbierasz jego dane.
  • Usuwaj dane, które nie są już potrzebne (oprócz wymaganych przez przepisy podatkowe).

❌ Czego unikać:

  • Nie pytaj o dane, które nie są potrzebne do wykonania usługi (np. stan cywilny, zawód).
  • Nie rób kopii dokumentów tożsamości klienta bez wyraźnej potrzeby.
  • Nie przechowuj danych „na wszelki wypadek”, jeśli nie są już potrzebne.

2. Bezpiecznie przechowuj dane klientów

✅ Dobre praktyki:

  • Notatnik z danymi klientów trzymaj w bezpiecznym miejscu.
  • Telefon z kontaktami klientów zabezpiecz kodem lub odciskiem palca.
  • Dokumenty i faktury przechowuj w zamykanej szafce.
  • Komputer z bazą klientów zabezpiecz hasłem.

❌ Czego unikać:

  • Nie zostawiaj notatek z danymi klientów w miejscach ogólnodostępnych.
  • Nie podawaj danych klientów innym osobom bez ich zgody.
  • Nie korzystaj z niezabezpieczonych aplikacji do przechowywania danych klientów.

3. Zachowaj dyskrecję w domach klientów

Różne zawody mają specyficzne sytuacje związane z prywatnością klientów:

🔑 Ślusarz (awaryjne otwieranie drzwi)

  • Poproś o dokument potwierdzający prawo do lokalu.
  • Nie opowiadaj innym o zabezpieczeniach mieszkania klienta.
  • Nie rób zdjęć wnętrza mieszkania bez zgody.

🔧 Serwisant AGD

  • Ogranicz się do miejsca, gdzie znajduje się urządzenie.
  • Zdjęcia dokumentacyjne ogranicz do samego sprzętu.
  • Nie komentuj innych sprzętów czy wyposażenia domu.

🔌 Elektryk/Hydraulik

  • Przechowuj dokumentację techniczną bez łączenia z danymi klienta.
  • Informuj o problemach tylko właściciela.
  • Nie fotografuj całych pomieszczeń, tylko naprawiane elementy.

4. Używaj odpowiednich dokumentów

Warto przygotować proste dokumenty dotyczące RODO, które możesz dołączyć do swoich umów lub faktur:

📝 Przykładowa klauzula informacyjna:

„Informuję, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest [Twoja nazwa firmy]. Dane będą przetwarzane w celu realizacji usługi oraz wystawienia dokumentów księgowych. Ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania i usunięcia. Więcej informacji można uzyskać kontaktując się pod numerem [Twój numer telefonu].”

📝 Przykładowa zgoda na wykonanie zdjęć:

„Wyrażam zgodę na wykonanie zdjęć urządzenia/usterki w celu dokumentacji technicznej. Zdjęcia nie będą publikowane bez mojej dodatkowej zgody.”

5. Bezpiecznie komunikuj się elektronicznie

Jeśli używasz e-maili lub komunikatorów do kontaktu z klientami:

  • Używaj opcji „UDW” (ukryte do wiadomości) przy wysyłaniu wiadomości do wielu klientów.
  • Nie przesyłaj poufnych informacji przez niezabezpieczone komunikatory.
  • Regularnie usuwaj niepotrzebne wiadomości z danymi klientów.
  • Nie udostępniaj swojego telefonu czy komputera osobom postronnym.

Korzyści ze stosowania zasad RODO w Twojej firmie

🤝

Zaufanie klientów

Klienci docenią profesjonalne podejście do ich prywatności

💼

Profesjonalny wizerunek

Wyróżnisz się na tle konkurencji dbałością o detale

⚖️

Unikanie problemów

Minimalizujesz ryzyko skarg i potencjalnych kar

📈

Przewaga konkurencyjna

Możesz informować klientów o dbałości o ich prywatność

Prosty plan wdrożenia RODO w 5 krokach

  1. 1
    Przygotuj proste dokumenty.
  2. 2
    Zabezpiecz fizycznie dane klientów.
  3. 3
    Zabezpiecz dane elektroniczne.
  4. 4
    Ustal zasady robienia zdjęć podczas wykonywania usług.
  5. 5
    Informuj klientów o tym, jak dbasz o ich dane.

Pamiętaj!

Przestrzeganie RODO nie musi być skomplikowane. Wystarczy zdrowy rozsądek i podstawowa dbałość o dane klientów, aby spełnić wymogi przepisów i jednocześnie budować profesjonalny wizerunek.

Chcesz rozwijać swoje umiejętności?

Sprawdź nasze profesjonalne kursy dla ślusarzy, serwisantów AGD i innych specjalistów, gdzie oprócz praktycznych umiejętności zawodowych, uczestników informujemy również o aspektach RODO w codziennej pracy.

Zobacz dostępne kursy